VGM (Khối lượng Tổng đã Xác minh) là một quy tắc quốc tế nhằm bảo đảm an toàn vận tải biển. Nói đơn giản, trước khi xếp hàng, bạn phải báo trung thực container đó thực tế nặng bao nhiêu. Trông có vẻ chỉ là một con số cân nặng, nhưng khai báo sai, bỏ sót hay quá tải có thể dẫn đến phí và tiền phạt nhẹ thì thôi, nặng thì container không được xếp, toàn bộ lô hàng bị gạt, thậm chí đe dọa an toàn con tàu và tính mạng trên tàu. Bài viết này giải thích VGM từ đâu mà có, cách khai báo và những gì xảy ra nếu làm sai.
Mục tiêu cốt lõi của VGM là bảo vệ an toàn tính mạng trên biển, con tàu và hàng hóa. Trọng lượng container khai báo sai hoặc quá tải ảnh hưởng nghiêm trọng đến tính ổn định và độ bền kết cấu của tàu, có thể khiến hàng rơi xuống biển và thậm chí gây lật tàu cùng các tai nạn nghiêm trọng khác, đồng thời đe dọa an toàn vận hành tại cảng. Theo Công ước Quốc tế về An toàn Sinh mạng trên Biển (SOLAS) và văn bản thực thi trong nước là Quy định Giám sát An toàn Tàu của Cộng hòa Nhân dân Trung Hoa, kể từ ngày 1 tháng 7 năm 2016, người gửi hàng phải cung cấp VGM, nếu không container có thể không được xếp lên tàu.
① Bên chịu trách nhiệm: người gửi hàng ghi trên vận đơn là bên chịu trách nhiệm pháp lý cung cấp VGM. Trong thực tế, thường do người gửi hoặc nhà giao nhận được ủy quyền nộp.
② Nội dung: phải bao gồm tên người gửi, số đặt chỗ (booking), số container, khối lượng tổng đã xác minh, đơn vị cân nặng và thông tin người ký.
③ Sai số cho phép: theo quy định Trung Quốc, VGM không được chênh lệch quá 5% so với trọng lượng thực tế, và không quá 1 tấn.
Bạn phải chọn một trong hai phương pháp được phê duyệt sau:
① Phương pháp 1 — Cân container đã đóng hàng: dùng cân đã hiệu chuẩn để cân toàn bộ container đã chất hàng và niêm phong. Phù hợp với hầu hết trường hợp, đặc biệt là những người gửi có thể lái cả xe tải qua trạm cân.
② Phương pháp 2 — Tính tổng cộng: cân riêng toàn bộ hàng hóa và vật liệu đóng gói (pallet, đệm lót, v.v.), cộng dồn lại rồi cộng thêm trọng lượng tự nhiên (tare) của container. Có thể thực hiện ở giai đoạn sản xuất hoặc đóng hàng, nhưng tính toán nhiều và dễ bỏ sót hoặc sai sót, do đó cần quy trình kiểm tra nghiêm ngặt.
Luồng nộp và truyền tin tiêu chuẩn thường như sau: Bước 1, cân và xác minh — sau khi đóng hàng, người gửi có được khối lượng tổng chính xác bằng một trong các phương pháp trên; Bước 2, nộp VGM — trước hạn chót của hãng vận tải, nộp thông tin VGM qua kênh hãng chỉ định (website, ứng dụng, EDI hoặc email); Bước 3, truyền tin — thông tin luân chuyển theo chuỗi "người gửi → nhà giao nhận → hãng vận tải/NVOCC → cảng" và cuối cùng được dùng để lập kế hoạch xếp hàng.
Chú ý sát hạn chót: mỗi hãng vận tải quy định thời hạn cắt VGM cho từng chuyến (thường sớm hơn hạn nhận container của cảng). Thay đổi VGM sau hạn cắt thường được phép nhưng có thể phát sinh phí thêm, rủi ro do người gửi chịu.
Phí và tiền phạt liên quan VGM không đồng nhất toàn cầu, chủ yếu rơi vào các trường hợp sau:
① Phí xử lý và cân cơ bản: nếu nộp VGM thủ công (email, biểu mẫu) thay vì qua EDI, một số hãng có thể thu phí xử lý thủ công; nếu người gửi không tự cân được, một số cảng hoặc CFS cung cấp dịch vụ cân có thu phí.
② Phạt do vi phạm hoặc khai sai: nếu trọng lượng thực tế chênh lệch lớn so với VGM khai báo (ví dụ Evergreen quy định ngưỡng 5 tấn) hoặc phát hiện quá tải, hãng thu phạt cao, có thể 4.000–8.000 USD mỗi container; theo Quy định Giám sát An toàn Tàu Trung Quốc, cơ quan hàng hải có thể phạt người gửi từ 1.000 đến 30.000 RMB vì sai số VGM quá mức.
③ Chi phí phát sinh: không nộp hoặc nộp sai khiến container bị từ chối xếp; toàn bộ phí lưu kho, lưu bãi, đặt chỗ lại và vận chuyển phát sinh do người gửi chịu.
Thứ nhất, lên lịch cân trước: coi việc cân VGM là bước bắt buộc của quy trình xuất hàng, dành thời gian cho cân và kiểm tra lại nếu cần. Thứ hai, ưu tiên Phương pháp 1: nơi điều kiện cho phép, chọn "cân container đã đóng hàng" để giảm sai sót tính toán thủ công. Thứ ba, xác nhận yêu cầu cụ thể của hãng: ngay sau khi đặt chỗ, lập tức xác nhận với hãng hoặc đại lý hạn cắt VGM, kênh chỉ định và định dạng của chuyến đó. Thứ tư, lưu giữ hồ sơ cân: bất kể phương pháp nào, giữ chứng nhận cân hoặc bản ghi tính toán chi tiết để kiểm tra.
Các hãng có hướng dẫn chính thức rõ ràng: Evergreen nộp trực tuyến qua website hoặc ứng dụng ShipmentLink, miễn phí sửa trước hạn cắt; MSC khuyến nghị nộp miễn phí qua nền tảng myMSC, phương pháp thủ công có thể phát sinh phí VGM thủ công; Maersk nộp qua "Order Binder" trên website và rất nghiêm ngặt với khai sai cân nặng (phạt lên đến hàng nghìn đến hàng vạn USD); COSCO và ONE nhận VGM qua nền tảng khách hàng hoặc EDI tương ứng.
Hãng nào cũng vậy, luôn lưu ý: xác nhận đặt chỗ gửi sau khi book thường ghi rõ hạn cắt VGM và phương pháp chỉ định — đó là căn cứ thẩm quyền nhất; ưu tiên kênh trực tuyến miễn phí; tuân thủ nghiêm ngặt hạn chót; và bảo đảm cân nặng tuyệt đối chính xác.
Khai báo VGM đúng cách là "kỹ năng cơ bản" mọi lô hàng xuất biển phải nắm vững. Báo cân nặng chính xác và sớm có vẻ phiền phức, nhưng lại là bước tiết kiệm chi phí nhất để tránh container bị gạt, bị phạt và rủi ro an toàn.
Hãy để iCloud ERP kết nối đặt chỗ, cân nặng và đối soát thành một luồng. Đặt lịch tư vấn.
